Was für ein Spirit, was für ein Hochgefühl! Ich liebe, was ich tue. Und besonders kann ich mich begeistern für eines: Klausuren mit Menschen, die Teil einer Veränderung sein wollen! Gute Laune vorprogrammiert quasi. Doch ohne eine klare Mission im Gebäck nur eine Fahrt ins Blaue! Die wesentliche Arbeit beginnt stets vor der Arbeit. In diesem Fall eine klare Abklärung, was das Klausurergebnis betrifft. Worauf Sie diesbezüglich achten sollten, und wie auch Ihre Klausur den gewünschte Output nicht verfehlt, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag.
Die Zeit ist verflogen, das zeigt mir, dass es eine gute, produktive Zeit war. Danke für deine Begleitung, dadurch konnten wir uns auf das Wesentliche konzentrieren.
Anton – Klausurteilnehmer
Vorbereitung ist das A und O
Egal ob Vereinsvorstände, Klein- oder Großteams im Sozialwesen wie in der Wirtschaft. Sie alle eint eine Fragestellung: Wie kommen wir als Team voran? Teamarbeit ist ein stetiger Prozess und passiert im Wesentlichen auf drei Ebenen: Kommunikationspflege, fachliches Wachstum und Management. Das Zusammenspiel aller ist ausschlaggebend für die Weiterentwicklungsfähigkeit der Teamarbeit.
Ohne gemeinsame, lohnenswerte Ziele ist die Teamarbeit jedoch planlos, willkürlich. Das zeigt sich im Ertrag der Zusammenarbeit, an der Arbeitsmoral und der Grundenergie der Interaktion. Wenn sich Missverständnisse häufen, ist das nicht selten ein Indiz für einen Handlungsbedarf.
Präventiv können regelmäßig stattfindende Klausuren Abhilfe schaffen. Denn ist der Karren mal erst im Dreck, braucht es viel mehr Anstrengung ihn da rauszuholen.
Eines von vorne weg:
Klausuren brauchen einen klaren Auftrag. D.h. grundsätzlich sollten alle Teammitglieder bereit sein, daran teilzunehmen. Idealerweise werden diese bei der Gestaltung wie Terminfindung eingebunden, auch wenn eine Person (max. zwei) die wesentliche Planung und Moderation der Klausur übernehmen. Die Begleitung selbst kann übrigens auch ausgelagert werden. Das hat den Vorteil, dass sich wirklich alle alle auf das Geschehen einlassen können und niemand eine Doppelfunktion hat. Das sorgt für Entlastung und ein externer Berater kümmert sich um eine reibungslose Durchführung des Vorhabens.
Das Setting ist genauso wichtig wie das Timing. Denn Klausuren brauchen einen geschützten Raum und eine wohl überlegte Tagesordnung. Idealerweise ist der Termin schon über eine bestimmte Zeit allen Teilnehmenden bekannt. So trägt man dafür Sorge, dass eine große Präsenz möglich ist und man alle aktiv einbindet. Bereits im Vorfeld entsteht eine gemeinsame Basis – eine fürsorgliche Mitte.
Richtungsweisend für den Klausur-Verlauf ist allerdings nur eines: Die vereinbarte Zielsetzung. Je klarer, desto ergiebiger der Ertrag am Ende des Tages. Nehmen Sie sich nicht all zu viel vor. Eine überfüllt Tagesordnung sorgt nicht selten für Frustration, Stress und schmälert den Ertrag. Weniger ist mehr, dafür mit vereinten Kräften!
Kommunikation ist diesbezüglich auch im Vorfeld wichtig. Sorgen Sie dafür, dass alle über die Klausur-Zielsetzung ins Bild gesetzt werden. Grenzen Sie dabei auch ab, was während der Klausur keinen Platz haben soll. Informationen über den zeitlichen Rahmen und organisatorische Themen (Rahmenprogramm, Park- und Schlafmöglichkeiten, Mittagessen etc.) sind essentiell für einen reibungslosen Ablauf.
Themen gemeinsam erarbeiten
Als Einstimmung auf Klausuren, starten manche Einrichtungen gar mit Mitarbeiterbefragungen. Die Befragungsergebnisse können als Ausgangspunkt für die jeweilige Klausur dienen (Stimmungsbilder, Themen und Ziele werden vorab eingefangen). Auch Rückmeldungen aus Mitarbeitergesprächen können herangezogen werden. Allerdings so meine Empfehlung: Persönliches und die Person selbst haben hier Vorrang! Zweitrangig können während Mitarbeitergesprächen mögliche Klausurthemen besprochen werden.
Bei regelmäßig stattfindenden Klausuren ist es ratsam sich an den Ergebnisse vom Vorjahr bzw. dem vorangegangen Treffen zu orientieren. Stichwort: Qualitätsmanagement. So wird die Umsetzung gemeinsamer Vorhaben überprüft und trägt dazu bei, dass es nicht nur bei mündlichen Versprechungen bleibt.
Ein guter Einstieg ins Setting begünstigt das Commitment während Klausuren und schafft bereits zu Beginn eine gemeinsame Mitte. Wählen Sie die Gestaltung des Einstiegs aber auch des Abschlusses mit Bedacht aus. Jeder Teilnehmende soll die Möglichkeit haben, sich einzubringen. Erwartungen können geäußert, Ergebnisse gesichtet werden. Ein runder Abschluss ist ein wahrer Motivator für die Weiterarbeit!
Empfehlungen für reibungslose Team-Klausuren:
+ Seien Sie bereits bei der Terminfindindung achtsam und sprechen Sie vorab über den gewünschten Klausur-Output.
+ Eine Klausur braucht Führung! Idealerweise erklärt sich eine (maximal zwei Personen) bereit und führt durch das Programm.
+ Sorgen Sie zu Beginn für eine gemeinsame Mitte und bringen Sie alle auf den gemeinsamen Stand bzw. rufen Sie die Zielsetzung der Klausur in Erinnerung.
+ Eine wertschätzende Gesprächskultur, wie auch eine disziplinierte Grundhaltung sind grundlegend für ein gutes Endergebnis. Dafür sind alle mitverantwortlich. Feedbacks und gute Abstimmungen unterstützen dabei.
+ Ice-Breaker-Einstiege helfen beim Miteinander-Warm-Werden. Wählen Sie das Rahmenprogramm mit Bedacht.
+ Eine sorgsame Planung im Vorfeld kann nicht schaden, allerdings findet das Leben zwischen den Zeilen statt. Während Klausuren hat man oft wirklich Zeit, um sich auszutauschen. Nicht selten kommt es währenddessen auch zu Klärungen von Sachverhalten, die sich aufgestaut haben. Bleiben Sie offen für außerprogrammatische Abweichungen, vorausgesetzt, das Miteinander bleibt auf einer wertschätzenden Basis und man nützt den Raum zur Lösungsfindung!
+ Achten Sie bei der Gestaltung dafür, dass die Rahmenbedingungen ein produktives Miteinander begünstigen. Will heißen: Störfaktoren sollten so gering gehalten werden. Z.B. alle Handys auf stumm oder Essen nur in den Pausen etc.
+ Ziele sind nur gut, wenn sie meßbar und realisierbar sind. Das braucht eines: Commitment. D.h. alle stehen hinter formulierten Vereinbarungen und sind ins Vorhaben eingebunden. Jeder weiß was er zu tun hat. Setzen Sie jedes Ziel in einen festen Zeitrahmen und teilen Sie Aufgaben auf.
+ Halten Sie den Output fest, so können Sie auf Ihre Ergebnisse aufbauen. Ein schriftliches Fotoprotokoll ist eine wichtige Gedankenstütze.
+ Ohne einen runden Abschluss ist die Klausur nur halb so viel wert. Tragen Sie alle Ergebnisse zusammen, besprechen Sie aber auch, wie Sie die gemeinsame Zeit erlebt haben, was förderlich und was eher hinderlich war. Gehen Sie im Guten auseinander, das ist ein wichtiger Motivator für die weiteres Zusammenarbeit.
Ich hoffe, die eine oder andere Anregung hat Ihnen bei Ihren Vorbereitungen geholfen.
Alles Gute für Ihre nächste Klausur!
Tuen Sie sich Gutes und bleiben Sie auch als Team stets in Bewegung,
Eva Maria Müller